Wanneer is een factuur verjaard en hoe voorkom ik verjaring?
Een factuur verjaart binnen 2 tot 5 jaar. Met een zogenaamde stuiting voorkomt u verjaring.
Aan iedere vordering zit een verjaringstermijn vast. Na het verlopen van deze verjaringstermijn kan men zijn recht om de gelden te vorderen niet meer afdwingen. Middels een schriftelijke herinnering zou men de verjaringstermijn kunnen stuiten en opnieuw laten ingaan. Maar welke vereisten zitten aan deze ‘stuiting’?
Het stuiten van een vordering is in de wet geregeld en kan plaatsvinden door:
het instellen van een daad voor rechtsvervolging (dagvaarden/instellen van een tegenvordering)
door erkenning van de openstaande factuur door uw debiteur
door een schriftelijke aanmaning of mededeling te verzenden aan uw debiteur.
De bedoeling van stuiting is dat de debiteur voldoende wordt gewaarschuwd dat er nog een rechtsvordering kan worden ingesteld door een gerechtelijke procedure op te starten. De debiteur kan in dat geval eventuele bewijsmiddelen (zoals administratie, e-mail, et cetera) gedurende die tijd bewaren.
De aanmaning of mededeling moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen om een verjaring te kunnen stuiten:
U dient uw debiteur schriftelijk een voldoende duidelijke waarschuwing te geven dat hij er, ook na het verstrijken van de verjaringstermijn, rekening mee moet houden dat hij de beschikking houdt over zijn gegevens en bewijsmateriaal. Dit zodat hij zich tegen een dan mogelijkerwijs alsnog door de u ingestelde vordering kan verweren. Een aansprakelijkstelling is in eerste instantie een voldoende duidelijke waarschuwing.
Uw naam en hoedanigheid dienen duidelijk uit de brief te kunnen worden opgemaakt
De mededeling moet aldus schriftelijk, maar ook aangetekend worden verstuurd (zodat niet later de ontvangst van de brief ontkend kan worden; bewaar ook altijd het verzendbewijs)
U dient de volledige naam en adres van debiteur te vermelden
U dient eventueel kenmerk om welke factuur (vordering) het gaat te vermelden.
Onze Tip. Kort gezegd dient u om de verjaring te stuiten, een brief te sturen naar uw debiteur waarin u zich ondubbelzinnig uw recht op nakoming voorbehoudt. Het komt in de praktijk (te) vaak voor dat de incasso van vorderingen enige tijd blijft liggen doordat er geen tijd is om dit op te pakken. Vijf jaar (of bij consumentenkoop zelfs maar 2 jaar!) lijkt een lange periode maar een vordering kan zo verjaren zonder het te beseffen en dan zit er niet veel anders op dan deze af te boeken. Voorkom verjaarde vorderingen en laat ons een stuitingsbrief opstellen of vraag ons naar een voorbeeld.