Wat zijn de regels voor het versturen van nieuwsbrieven?
Het versturen van een nieuwsbrief is aan een aantal strenge regels gebonden.
Onze klant had tijdens een netwerkbijeenkomst gehoord dat hij bij het versturen van zijn nieuwsbrieven rekening moet houden met een aantal juridische zaken. Hij stuurt al jaren nieuwsbrieven maar had er nog nooit van gehoord. Zijn vraag aan ons was dan ook: wat zijn de juridische spelregels voor het versturen van nieuwsbrieven? En wat als hij zich hier niet aan houdt?
Spamverbod
Sinds 2009 geldt er een spamverbod. Dit betekent dat het verboden is om, 'zonder toestemming, elektronische berichten, faxen en berichten gegeneerd door een automatisch systeem met een commerciële, charitatieve of ideële inhoud' te versturen.
Spam, oftewel ongevraagde elektronische reclame die in grote hoeveelheden verstuurd wordt, is volgens de wet verboden. Dergelijke reclame mag u alleen versturen als u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de ontvanger.
Let op: het spamverbod geldt voor het versturen van elektronische reclame aan zowel particulieren als aan bedrijven.
Spelregels voor het versturen van nieuwsbrieven
Voor het versturen van nieuwsbrieven gelden de volgende juridische spelregels:
Uw identiteit als afzender moet altijd zichtbaar zijn; vermeld in uw nieuwsbrief altijd uw bedrijfsnaam, adresgegevens en KvK nummer.
De ontvanger moet u uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van uw nieuwsbrieven. Het alleen laten aanvinken van een zgn. checkbox is niet voldoende. Meldt de ontvanger zich aan voor het ontvangen van uw nieuwsbrief of elektronische reclame? Stuur dan ter bevestiging een link waarmee de ontvanger zijn inschrijving bevestigt ('dubbel opt - in'). De zgn. 'dubbel opt - in' is niet verplicht, maar wel zo transparant en duidelijk.
De ontvanger van uw nieuwsbrief moet kunnen reageren op uw e-mail: het gebruik van een noreply - e-mailadres is dus taboe.
De ontvanger moet zich gemakkelijk en direct kunnen afmelden voor uw nieuwsbrief. De ontvanger een uitgebreide vragenlijst laten invullen voordat de afmelding rond is, is alles behalve een gemakkelijke afmelding. Uiteraard dient de afmelding kosteloos te zijn.
Bestaande klanten
Aan actieve bestaande klanten mag u per e-mail een nieuwsbrief sturen, als het gaat over gelijksoortige producten of diensten.
Deze uitzondering geldt alleen voor bestaande klanten die eerder een dienst en/of product bij u hebben gekocht. Hebt u aan een ontvanger een offerte gestuurd, dan is er uiteraard nog geen sprake van een klantrelatie en heeft u dus expliciet toestemming nodig.
Onze tip! Het is van belang dat u de juridsiche spelregels in acht neemt, want anders riskeert u een hoge boete. Stuur alleen nieuwsbrieven aan ontvangers die u uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven. Bied in uw nieuwsbrieven altijd de mogelijkheid tot afmelding voor uw nieuwsbrieven en gebruik geen noreply e-mail adres.
Wilt u ons laten beoordelen of uw nieuwsbrief aan alle eisen voldoet? Dan staan wij uiteraard voor u klaar.
Het team van HBO Juristen.