Offerte opstellen? 4 tips voor het maken van een goede offerte
Het maken van een offerte gebeurt vrijwel altijd op verzoek van een (potentiële) klant of opdrachtgever. Aan de hand van deze prijsopgave zal uw klant of opdrachtgever veelal besluiten wel of niet zaken met u te doen.
Het is dan ook zeker niet onverstandig dat u concreet beschrijft welke diensten u gaat uitvoeren en/of welke producten u gaat leveren en onder welke voorwaarden dit geschiedt. Om belangrijke zaken niet te vergeten, geven wij u hierbij graag een viertal tips voor het maken van een offerte.
1) Gegevens in offerte. Als uw klant/opdrachtgever de offerte ter goedkeuring dient te ondertekenen, wordt deze als juridisch document beschouwd en is het al helemaal zaak dat deze zorgvuldig is opgesteld. In elk geval moet de offerte de volgende zaken bevatten:
- uw bedrijfsgegevens
- de (bedrijfs)gegevens van uw klant/opdrachtgever
- datum van uitbrengen offerte en geldigheidsduur van het aanbod
- offertenummer/klantnummer
- beschrijving werkzaamheden/diensten die u gaat uitvoeren
- uurtarief en totaalprijs (zeker tegenover consument; hoe transparanter, hoe
klantvriendelijker)
- rechten en garanties. Ga na of er intellectueel eigendomsrechten in het spel zijn en meld
daar dan ook de status van. Verwijs ook eventueel naar de meegezonden
licentievoorwaarden. Wanneer u garanties geeft, wees dan heel concreet hierover, verwijs
en stuur de voorwaarden hiervoor ook mee.
2) Verwijzen naar algemene voorwaarden. Wanneer u de offerte tevens uw overeenkomst is (waarna u daadwerkelijk overgaat tot uitvoering bij akkoord), dan is dit wenselijk. Let wel: wanneer uw klant/opdrachtgever een consument betreft, zal enkel een verwijzing niet afdoende zijn en dient u tevens de voorwaarden daadwerkelijk ter hand te stellen. Dit kan bijv. door ze als bijlage toe te voegen of op de achterzijde te drukken.
Wanneer u sowieso nog overgaat tot het toesturen van een contract -na offerte- kan dit natuurlijk ook op dat moment. Doch geniet het de voorkeur het meteen bij offerte te doen, immers dan weet uw klant/opdrachtgever meteen waaraan hij toe is.
3) Overzichtelijke en concrete beschrijving van werkzaamheden. Het spreekt misschien wel voor zich maar wanneer de klant een concreter beeld heeft van de totale duur en omvang van de werkzaamheden, zal die ook sneller akkoord gaan met de bijhorende prijs.
4) Ondertekening van de offerte als overeenkomst. Wanneer u de offerte ook als overeenkomst gebruikt, zorg er dan voor dat er ook voldoende ruimte is voor uw klant/opdrachtgever om deze te kunnen plaatsen. Let bovendien erop dat deze tekeningsbevoegd is om namens het bedrijf te tekenen.
Onze tip: Zorg ervoor dat uw offerte al helemaal klaar is om ook als overeenkomst te gebruiken. Dit betekent immers dat uw klant/opdrachtgever nog maar enkel akkoord hoeft te geven op uw offerte, waarna u meteen kunt starten.
Heeft u een specifieke vraag hierover of wilt u eens dat er een jurist vrijblijvend uw offerte-opzet bekijkt, schroom dan niet ons te contacteren.
Natuurlijk staan wij voor u klaar!
Het team van HBO Juristen