Weet u wanneer u uw jaarrekening moet deponeren?
Deze week: de vier meest gestelde vragen over het deponeren van de jaarrekening.
Wij krijgen geregeld vragen van onze klanten over het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Vandaar dat wij deze week graag de vier meest gestelde vragen met u willen delen.
Ben ik verplicht om een jaarrekening te deponeren? Welke ondernemers zijn eigenlijk wettelijk verplicht om een jaarrekening in te dienen? Dit zijn ondernemers met de volgende rechtsvormen:
BV’s
NV's
Coöperaties
Onderlinge Waarborgmaatschappijen
Vof’s en Cv’s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten betreffen
Vereniging/stichting (met bepaalde omzet)
Buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren
Bijzondere ondernemingen en organisaties (Formeel buitenlandse rechtspersonen, pensioenfondsen).
Onder meer zzp’ers en eenmanszaken hoeven geen jaarrekening te deponeren, maar dienen wel tegen het einde van het jaar een balans en winst- en verliesrekening op te maken. Echter soms kan het in de praktijk toch nodig zijn voor deze ondernemers om een jaarrekening op te maken. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor de bank ivm het aangaan van een woningfinanciering.
Wat moet er zeker in de jaarrekening staan?
In de jaarrekening moeten minimaal de volgende zaken te staan:
De balans, een momentopname van de financiële status van uw bedrijf.
De winst- en verliesrekening die alle inkomsten en uitgaven van uw bedrijf gedurende het afgelopen jaar weergeeft.
Een toelichting hierop. Hoeveel er valt toe te lichten hangt onder meer af van de bedrijfsomvang. Voor een klein bedrijf kan het namelijk al voldoende zijn het aantal werknemers binnen het bedrijf te vermelden en de manier waarop de balans is opgesteld toe te lichten. Grotere bedrijven dienen echter bijvoorbeeld ook nog een jaarverslag en accountantsverklaring te deponeren.
Wanneer moet de jaarrekening gedeponeerd zijn?
U kunt zich in principe vasthouden aan het gegeven dat de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet worden voorgelegd aan de algemene vergadering van aandeelhouders. De AVA moet dan binnen 2 maanden de jaarrekening vaststellen en binnen 8 dagen na deze vaststelling moet u (of uw accountant) de jaarrekening deponeren.
In bijzondere omstandigheden kan de vaststelling met 6 maanden (vanaf boekjaar 2016: 5 maanden) worden uitgesteld.
Het is wel van uiterst belang dat u de jaarrekeningen tijdig deponeert. Immers als u uw jaarrekening te laat indient, kunt u een boete krijgen. Bovendien kunt u daardoor alsdan, bij faillissement, ongeacht uw rechtsvorm, persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de schulden.
Zijn de jaarstukken openbaar? Ja, de jaarstukken liggen bij het handelsregister van de KvK voor iedereen ter inzage. Er geldt: hoe groter de maatschappelijke betekenis van het bedrijf is, hoe meer gegevens er ook openbaar moeten worden gemaakt. Belanghebbenden, zoals aandeelhouders, leveranciers en werknemers van het bedrijf, kunnen daarvan kennis nemen. Een uittreksel en informatie over de jaarrekeningen zijn overigens nooit gratis.
Onze tip: Ga na of u als ondernemer verplicht bent jaarrekeningen te deponeren bij de KvK. Wanneer dit het geval is, is het raadzaam dit tijdig te doen. Immers bij te late indiening loopt u kans op een boete en aansprakelijkheid met uw privé vermogen. Let wel: vanaf dit boekjaar (2016) verloopt de deponering digitaal.
Wij kunnen u helpen bij:
Het rechtsgeldig verlenen van uitstel door de AVA
Bezwaar maken tegen een boete voor te late indiening van de jaarrekening
Beperken van bestuurdersaansprakelijkheid
Uitleg van uw statutaire verplichtingen
kijk hier voor meer informatie over onze diensten.
Natuurlijk staan wij voor u klaar!